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Pour passer vos commandes, allez dans le menu Achats. Le sous-menu COMMANDES, vous permet de créer une commande chez un fournisseur précis. Dans le sous-menu COMMANDES (PANIER) vous sélectionnez les articles dont vous aurez besoin et les commandes seront créées automatiquement chez le fournisseur de Rang 1 de l’article. Les commandes générées par fournisseur à partir de ce sous-menu se retrouvent dans la liste des commandes accessible dans le sous-menu COMMANDES. Si vous utilisez Webgerest en Gestion de Production Assistée par Ordinateur et que vos commandes sont calculées à partir des besoins d’articles pour réaliser vos menus, vous avez des préparations de commandes proposées dans le sous-menu PREPARATION DE COMMANDES. Ce sous-menu est décrit dans le manuel GESTION DE LA PRODUCTION. |
Liste des commandes
Lorsque vous cliquez sur COMMANDES, vous accédez à la page de liste des commandes. Celle-ci diffère en fonction de votre profil utilisateur et si vous avez fait ou non des commandes dans la journée.
Par défaut, cette liste est vide et ne comporte qu’un bouton pour créer une commande.
Dès lors que vous aurez passé une commande dans la journée, votre liste comportera au moins une commande et plusieurs boutons seront disponibles.
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Retrouver une commande passée
Pour chercher une commande passée, vous pouvez indiquer la date de début et de fin de la période sur laquelle chercher la commande.
Pour aller plus vite, cliquez sur et sélectionnez la période choisie dans la fenêtre qui s’ouvre.
Vous pouvez affiner votre recherche en sélectionnant le fournisseur, parmi la liste déroulante, ou l’état de votre commande en cliquant sur l’un des boutons de la zone ETAT.
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Description des boutons
Par défaut, quand votre liste comporte des commandes, vous pouvez :
- Créer une nouvelle commande,
- Modifier une commande existante (ou la consulter sans la modifier)
- Supprimer une commande et ce, même si elle comporte des articles.
- Dupliquer une commande : après avoir sélectionné une commande passée, en cliquant sur dupliquer, l’application vous invite à donner une nouvelle date de livraison et après validation une nouvelle commande, déjà renseignée, est créée.
- Solder une commande : cette fonctionnalité vous permet de « clôturer » une commande même si elle n’a pas été livrée. La commande disparaitra des commandes en attente d’être réceptionnées.
En fonction de votre profil et du fonctionnement de votre application, particulier à votre collectivité, vous pouvez avoir d’autres boutons :
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Si le service Gestion doit valider les commandes (paramétrage spécifique) avant de les envoyer par mail, sous le profil « CHEF », vous pouvez indiquer que votre commande est prête à être validée.
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| Certains établissements passent des commandes par Agrilocal. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez retrouver les commandes passées sur cette application pour les importer dans Webgerest. |
La façon de récupérer les commandes passées sur Agrilocal est décrite dans le manuel accessible après avoir cliqué sur le bouton.
Et, en cliquant sur « Créer une commande », vous pouvez choisir entre créer une commande traditionnelle ou créer une commande Approlocal.
Retrouver toutes les explications sur le lien entre Webgerest et Approlocal et la façon de passer une commande par cet intermédiaire à la fin de ce manuel.
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Description des tableaux de la liste de commandes
Dans la liste de commandes vous avez deux tableaux.
- Celui du haut décrit les commandes ; année, date de CREATION, n°, Fournisseur, date de livraison la plus proche de la date de commande, montants H.T. et T.T.C et, cochées ou non, si la commande a été imprimée, envoyée par mail et/ou validée.
- Dans le tableau du bas, vous avez le détail de la commande sélectionnée dans le tableau du haut. La date de livraison apparait dans la première colonne. Après le total H.T. d’une ligne, vous savez si l’article a été livré en tout ou partie, la quantité livrée ou conservée et la date de la livraison.
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Envoi par mail
Quand une commande est cochée comme envoyée par mail (ce qui n’est pas possible si elle n’est pas validée par le service Gestion alors qu’elle devrait l’être), vous pouvez voir quand et à quelle adresse elle a été envoyée.
Pour envoyer une commande par mail, sélectionnez la ou les commandes (et cochez « toutes ») et cliquez sur « Envoyer par mail ».
Dans le bouton « paramétrage e-mail » vous pouvez renseigner le corps du mail commun à toutes les commandes.
Créer une commande
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Créer la ligne de commande.
Pour créer une nouvelle commande, cliquer sur le +. Commencer par renseigner le fournisseur en le choisissant parmi la liste déroulante des fournisseurs et cliquer sur le bouton .
Vous avez créé une ligne de commande et si vous retournez dans l’onglet de la liste de commande, vous pouvez voir cette ligne dans le tableau du haut de la liste de commandes.
Une fois la commande enregistrée, le bas de la fiche commande est accessible. Par défaut s’ouvre l’onglet « Catalogue Fournisseur & Marché ».
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Insérer les articles dans la commande
Articles du catalogue fournisseur
Dans l’onglet Catalogue Fournisseur et Marché, la liste de tous les articles commandés au moins une fois chez le fournisseur et, les articles au marché apparaissent.
Vous pouvez ne sélectionner que les articles au marché ou ceux dont le fournisseur est de Rang 1 en cochant sur les cases.
Pour rechercher un article parmi la liste, tapez quelques lettres (toutes attachées) dans la zone de recherche et tapez sur ENTREE de votre clavier.
Renseignez la quantité désirée dans la première colonne verte, modifiez, si besoin, le prix unitaire. En double-cliquant, dans la colonne Observation, de la ligne de l’article concerné, vous pouvez inscrire des commentaires (Ex : à livrer mûrs pour le …..).
Si vous avez d’autres articles à commander, dans le catalogue, continuez à rechercher vos articles et à les renseigner avant de valider.
Articles non présents dans le catalogue
Si vous ne trouvez pas votre article dans l’onglet « Catalogue Fournisseur & marché », cherchez le dans l’onglet Hors Catalogue ou créez le dans l’onglet « Création d’articles ».
N’oubliez pas de valider les articles déjà renseignés dans catalogue fournisseur avant d’aller chercher ceux que vous ne trouvez pas.
L’onglet Hors catalogue fonctionne de la même façon que l’onglet Catalogue.
Pour créer un nouvel article, renseignez la désignation, la famille et la sous famille de l’article, sa zone de stockage.
Indiquez la quantité commandée et l’unité de stockage (à choisir parmi la liste déroulante).
Indiquez le prix unitaire H.T. et la T.V.A applicable pour cet article.
Renseignez la référence chez ce fournisseur si besoin.
Dès le moment où vous avez créé un article dans une commande, chez un fournisseur, il rentre dans le catalogue de ce fournisseur.
Attention : Bien choisir l’unité de stockage. Cette unité correspond à vos sorties de stocks. Ainsi, par exemple, si vous achetez des biscuits au carton mais que vous les sortez à la pièce, indiquez comme unité de stockage : PC.
Après avoir renseigné votre nouvel article, cliquez sur « Créer l’article et l’ajouter à la commande ».
Panier – Détail de la commande
Après avoir validé des articles au ou hors catalogue, avoir créé un nouvel article, vous retournez systématiquement sur le premier onglet : « détail de la commande ».
Vous pouvez modifier la ligne sélectionnée dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre après avoir cliqué sur le bouton.
Vous pouvez supprimer une ou toutes les lignes, ouvrir la fiche Article de la ligne sélectionnée en cliquant sur le bouton « œil ». Cela vous ouvre un nouvel onglet dans votre navigateur et vous évite de sortir de la commande pour visualiser (voire modifier) un article.
Si vous cliquez sur le bouton « Modifier le colisage ». Une fenêtre POP-UP s’ouvre et vous permet de rectifier, pour cette commande, les unités de commande et de facturation. Attention à bien vérifier ensuite votre ligne d’article pour voir si tout est correct.
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Votre première ligne vous rappelle votre unité de stockage. Vous pouvez indiquer ensuite votre unité de commande : Exemple : Carton. Il est impératif ensuite de renseigner combien d’unités de stockage sont contenues dans l’unité de commande. Exemple si votre carton contient 15 kg, il faut indiquer : |
Si votre unité de facturation est la même que votre unité de stockage, indiquez que votre carton =15 kg dans ligne « soit ».
Si votre unité de facturation est la même que votre unité de commande il faut que le chiffre 1 soit présent sur les deux lignes car la même unité ne peut pas avoir de correspondant (1kg est toujours égal à 1kg).
Valider votre nouveau colisage ET VERIFIER VOTRE LIGNE pour que quantité et P.U. H.T soient bons.
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Date(s) de livraison
Avant de renseigner vos articles, vous pouvez, dans votre Fiche Commande, indiquer votre date de livraison.
Si vous avez omis de le faire, indiquez la avant d’enregistrer votre commande et cliquez sur « Appliquer pour tout ».
Si vous souhaitez émettre un bon de commande avec plusieurs dates de livraison, cocher les articles, indiquez une date puis cliquez sur « Seulement les lignes cochées ». Faites la même chose pour la ou les autres dates de livraison.
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Autres zones de la fiche commande
Renseignement sur la commande ou la livraison
Vous avez pu donner une précision sur la ligne d’un article dans la colonne description. Vous pouvez donner des précisions sur le global de la commande.
Impression
Pour imprimer votre commande, cliquez sur le bouton « Imprimer ». Avant cela, vous pouvez modifier les paramétrages de votre impression en cliquant sur .
Vous avez aussi la possibilité d’imprimer votre commande dans la liste des commandes et de sélectionner les paramétrages d’impression.
Alerte sur le minimum de montant à atteindre pour ne pas avoir de frais de transport à payer
Si, dans votre fiche fournisseur, vous avez renseigné le montant à ne pas dépasser pour ne pas payer de frais de livraison, vous avez un pop-up d’alerte qui s’affiche si votre commande est en dessous du montant.
Bouton « Enregistrer ».
Le bouton enregistrer est à cliquer quand votre commande est terminée (ou si vous êtes dérangé ; pour ne pas perdre votre travail).
Attention : lorsque vous renseignez vos articles (quantité, PU HT) ce n’est pas sur le bouton « enregistrer » qu’il faut cliquer mais sur le bouton « Valider ».
Commande Panier
Vous avez une autre façon de créer des commandes : La commande Panier.
Lorsque vous ouvrez ce sous-menu, l’application vous demande quel est la date de réalisation du menu. Choisissez celle-ci et validez.
Pour créer vos commandes, vous allez devoir choisir les produits dont vous avez besoin pour réaliser votre menu.
Cliquez sur le + pour ajouter vos produits. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous allez pouvoir choisir vos produits en les cherchant dans la désignation, ou en réduisant la liste avec les filtres.
Vous pouvez visualiser les quantités éventuellement en stock ou en commande.
Sélectionnez votre article et le fournisseur choisi (s’il existe plusieurs liens article/Fournisseurs ou si plusieurs fournisseurs marché pour un même produit) et cliquez sur .
Indiquez la quantité à commander et la date de réception souhaitée puis cliquez sur CONFIRMER.
Poursuivez de renseigner votre liste d’articles, avec choix du fournisseur.
Lorsque votre « panier » est rempli, vous pouvez retirer un produit, faire un changement de fournisseur si besoin, indiquer un commentaire pour l’article sélectionné.
Quand toutes les modifications sont faites, cliquez sur « Valider le panier » et retrouvez vos commandes dans la liste de commandes.
Commande Approlocal
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Paramétrage entre WebGerest et Approlocal
Afin de créer un lien entre Approlocal et WebGerest, vous devez renseigner votre identifiant de connexion Approlocal dans WebGerest.
Pour ce faire : allez dans BASE/ETABLISSEMENT, dans l’onglet « Partenaires », indiquez votre identifiant de connexion.
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Créer une commande
Dans ACHATS/COMMANDES, si vous voulez créer une nouvelle commande, vous allez avoir le choix entre une commande et une commande Approlocal. Pour créer une commande Approlocal, cliquez sur le bouton et
Choisissez parmi l’une des trois options
Commande avec choix du fournisseur dans une liste
Choisissez le fournisseur dans la liste puis cliquez sur « Continuer ».
Renseignez la quantité des produits désirés et la date de livraison puis cliquez sur « Continuer ».
Les articles de votre base n’étant pas forcément nommés de la même façon que ceux du fournisseur, il va vous falloir relier les articles commandés (à faire une fois, ensuite ce sera enregistré) ou Créer un nouvel article.
Cliquez sur la croix rouge dans la ligne d’un article.
Sélectionnez parmi vos articles celui qui correspond au nom de l’article du fournisseur Approlocal ou cliquez sur « Créer l’article ».
Puis validez la commande.
Si c’est la première commande faite à ce fournisseur, il faut relier le fournisseur Approlocal avec le nom du fournisseur de votre base Fournisseurs ou créer un nouveau fournisseur.
Sélectionnez le fournisseur parmi la liste de vos fournisseurs pour associer leurs noms ou cliquez pour créer un nouveau fournisseur puis confirmez.
Nota : Si vous avez créé un nouvel article n’oubliez pas d’aller le compléter dans votre Base articles (classement par famille/sous-famille, caractéristique local, bio,SIQO, Magasin…).
Si vous avez créé un fournisseur, les renseignements d’Approlocal seront automatiquement insérés dans la nouvelle Fiche fournisseur. Les produits commandés rentreront dans son catalogue fournisseur.
Commande après choix article
En faisant dérouler la liste des produits ou en le cherchant dans l’espace de recherche
Choisissez un produit dans la liste qui apparaît puis cliquez sur « Continuer ».
La fenêtre du catalogue fournisseur associé au produit apparaît. Ce fournisseur livre nécessairement dans le périmètre du collège.
Procéder ensuite comme vu dans Commande avec choix du fournisseur dans une liste
(Cliquer sur le lien pour y retourner)
Comme pour la commande à partir du choix fournisseur, les articles et fournisseurs seront à associer à vos bases articles et fournisseurs.
Si le fournisseur ou l’article n’existe pas, il sera créé.
Nota :
Le pictogramme « nouveautés ! », de la liste des produits, indique que le produit est nouveau chez ce fournisseur.
Attention :
Bien lire les indications fournies dans le catalogue fournisseur.
Exemple :
Livraison le mercredi,
minimum commande 40€, frais de port 5€ et appel pour confirmer date de livraison
Affichage carte des fournisseurs Approlocal autour du collège.
Puis pour passer une commande à partir du choix d’un produit ou du choix d’un fournisseur.