Ce document vous récapitule les saisies à faire pour vous permettre un redémarrage rapide de WeSstock

1.Recréer vos constantes de base

Le logiciel ne peut fonctionner sans certaines données de base. Pour gérer vos stocks vous devez absolument recréer certaines constantes, vous devez commencer par recréer :

• Des unités : nécessaires pour la création d’un article.

Conseil : utilisez des unités simples telles que C pour Carton, M pour mètre …

• Des agents : il faut au minimum un agent que vous préciserez au moment des sorties.

Cliquez sur +, ça vous ajoute une ligne <Nouvel agent> que vous pouvez personnaliser directement dans le tableau

• Des Magasins (Zones de stockage) : nécessaire pour la création d’un article

Choisissez le libellé, le magasin est incrémenté avec un numéro unique.

•  Des Comptes : il en faut au minimum 1. Le compte est demandé au moment de la création d’une famille d’article et vous permet de regrouper les familles d’une même catégorie comptable au moment d’un inventaire.

Exemple : le compte 6063 est utilisé pour les produits d’entretien. SI vous n’avez pas l’intérêt, créez au moins un compte 6000 avec la désignation Divers

• Des taux de TVA : normalement nous avons implémenté des TVA basiques.

A compléter si vous avez un fonctionnement spécifique.

• Des Familles d’articles et sous famille d’articles : obligatoire à la création d’article.

Chaque famille peut avoir une ou plusieurs sous familles. Les familles sont utiles pour rechercher un article ou pour éditer des inventaires partiels.

Autres constantes non bloquantes pour un redémarrage :

• Fonctions et personnel : utiles notamment pour les signatures en bas des documents (inventaires, bons de commande …)
• Emprunteur : utile uniquement si vous utilisez la fontion « Prêt », peut être récupéré de la liste des agents (sortie)
• Activités : est une information qui peut s’afficher sur les bons de commande.
• Client, Taxe (objets confectionnés), Famille (objets confectionnés) : à ne compléter que si vous utilisez le module objets confectionnés
• Taxe : utile si vous souhaitez renseigner des lignes de taxes au moment des réceptions de commande
• Autres : rubrique qui permet de renseigner des informations qui sont ensuite reportées sur le bon de commande.

2. Recréer vos fournisseurs

Il est préférable de créer les fournisseurs avant les articles car c’est une information qui peut être complétée dans la fiche article, on parle de lien fournisseur.

Pour créer un fournisseur, la seule information nécessaire est son nom. Tout le reste peut être rajouté ensuite et est surtout utile si vous souhaitez envoyer des bons de commande.

SI vous avez créé vos fournisseurs et que vous souhaitez les modifier, vous pouvez le faire fiche par fiche en cliquant sur Modifier ou en utilisant la modification rapide :

3. Recréer vos articles en stock

3 façons de créer vos articles :

• Créer les articles puis saisir un inventaire

Vous pouvez renseigner toutes les rubriques (attention, nécessaire d’avoir créé les constantes au préalable).

Ensuite allez dans Stocks -> Inventaire ->Saisie de l'inventaire

Cliquez sur Nouvel inventaire, vous pouvez ensuite compléter les cases vertes : quantité et prix.

Attention, si vous commencez la saisie mais que vous n’avez pas terminé, vous pouvez quitter la page sans problème. Au moment de revenir, cliquez sur « liste des inventaires » pour reprendre votre saisie.

La validation n’enregistre pas votre saisie mais la « bloque ». Vous n’avez pas besoin de valider à chaque fois, attendez la fin de votre saisie complète d’inventaire pour le faire.

• Outil de création rapide (dans base puis Article)

Cette page vous permet de créer rapidement vos articles (informations telles que familles, magasins …) et de mettre en même temps la quantité en stock et le prix. L’article va être créé avec un stock directement sans passer par la saisie d’inventaire.

Remplissez les champs (tous ne sont pas obligatoires, mettez seulement les principaux qui vous intéressent), puis validez, vous pourrez alors enchainer sur un autre article directement.

Attention cette saisie créé un stock au jour de saisie, il faudra possiblement aller modifier la date dans la saisie d’inventaire.

• Créer les articles au fur et à mesure des commandes

En commande, vous avez la possibilité de créer vos articles.

Ils sont créés dans la base, sans quantité en stock. A la réception, vous validerez la quantité à entrer ainsi que le prix. Les articles seront utilisables pour les prochaines commandes.