Cet article explique comment paramétrer les unités de stockage, de fiche technique, de commande et de facturation pour les articles, leurs impacts sur les commandes, réceptions, entrées et sorties de stock. Il insiste sur l’importance de choisir correctement l’unité de stockage, de bien indiquer les poids moyens, notamment pour la viande, et de gérer les conversions entre unités pour une facturation et un suivi précis.
Retrouvez dans cet article comment paramétrer les unités de vos articles et les incidences de ces paramétrages.
- Unités de stockage et unités de fiches techniques
- Unités de commande et de facturation
- Incidences dans les commandes, réceptions de commandes, entrées et sorties de stock
Ces paramétrages peuvent ne pas être possible pour les utilisateurs quand les articles sont communs à l'ensemble d'une collectivité ou sont paramétrés comme article au marché.
Unités de stockage et unités de fiches techniques
Vous pouvez créer, voir ou modifier votre unité de stockage dans une FICHE ARTICLE.
Cette unité est très importante car c’est celle qui vous permettra de paramétrer toutes les autres unités. Elle est à choisir avec soin car elle ne pourra pas être modifiée sans impact sur vos mouvements et vos stocks.
Elle n’est d’ailleurs pas modifiable tant que le produit est en stock.
Une unité de stockage pourrait aussi ne pas être modifiable si l'article est un article commun à l'ensemble des établissements de la collectivité.
Si vous ne savez pas quelle unité de stockage renseigner, indiquer l’unité de votre sortie de stock.
Exemples : un yaourt va avoir comme unité de stockage la pièce (ou l'unité) car UN yaourt sera proposé à UN convive.
Unités de stockage et unité de référence
L'unité de référence est celle qui permet de donner l'équivalence entre l'unité de stockage ou de fiche technique et la capacité de celle-ci.
Ainsi, pour déterminer l'équivalence en poids d'une pièce d'un produit, il faut que l'unité de stockage soit la pièce, l'unité de référence "solide (kg)" et vous pourrez ainsi indiquer le poids précis en kg de la pièce.
Unités de fiche technique
Un article peut être sorti du stock avec une unité mais devoir être indiqué avec une autre unité dans une Fiche technique (Une fiche technique est un document qui recense la liste des ingrédients nécessaires pour la réalisation d'un plat).
Un produit, comme de l'égrené de bœuf, peut être sorti en barquette de 500g mais être recensé dans une fiche technique au kg.
Pour un yaourt si l'unité de référence utilisée est la pièce, l'unité de fiche technique peut aussi être le pot (ou la pièce) surtout si la fiche article est aussi une des composantes proposée dans un menu.
Attention: si votre unité de référence est la pièce, il faut absolument indiquer le poids de la pièces dans l'espace Poids . En
Unités de commande et de facturation.
Les unités de commande et de facturation sont spécifiques à l'article CHEZ UN FOURNISSEUR déterminé.
Ces unités peuvent être paramétrées et/ou consultées dans le LIEN article/Fournisseur.
Pour ouvrir le lien article/fournisseur, dans votre fiche article, sélectionnez un fournisseur de l'onglet "fournisseur" et cliquez sur le bouton "modifier". (Vous pouvez aussi paramétrer ce lien directement sur votre tableau qui est présent sous un article sélectionné, dans la liste des articles )
Dans la fenêtre pop-up qui s'ouvre après clic sur le choix du fournisseur et le bouton modifier, vous pouvez paramétrer les unités de commande et de facturation. Si vos yaourts sont livrés, chez ce fournisseur, par Carton de 48 unités.
vous indiquez que l'unité de commande est le carton et vous précisez que cela correspond à 48 unités.
Vous pouvez ensuite paramétrer votre unité de facturation. Dans la première ligne, votre unité de facturation doit être convertie en unité de commande. Donc attention: si votre unité de commande est le carton il faut que l'unité de commande soit égale à 1 unité de commande.
Si vous êtes facturé à l'unité, renseignez plutôt la deuxième ligne pour savoir renseigner une valeur entière.
Dans notre exemple, il est plus facile d'indiquer que l'unité de commande (le carton) = 48 unités de facture (la pièce).
Une fois vos unités paramétrées, n'oubliez pas de valider.
Incidences dans les commandes, réceptions de commandes, entrées et sorties de stock
Incidences dans une commande
Si vous avez paramétré une unité de commande pour un produit, chez un fournisseur, comme le carton, par exemple, vous indiquerez dans la première colonne la quantité à commander avec comme unité, celle indiquée après la désignation du produit.
Une fois votre ligne de produit validée, vous constatez, dans le détail de la commande, à combien d'unités de facturation correspond votre unité de commande et quel est le prix unitaire de l'unité indiquée.
Dans l'illustration ci avant, il est commandé 2 cartons qui représentent 96 pièces (un carton comportant 48 unités) et le prix unitaire de l'unité de facturation (la pièce) est de 0.8 euros.
Si l'unité de facturation choisie est le carton, comme un carton (unité de commande) égale un carton (unité de facturation), la ligne du détail pour ce produit indique donc que 2 cartons (unité de commande) représentent 2 cartons (unité de facturation) avec le prix de l'unité de facturation.
Incidences en réception- Cas particulier de la viande
L'incidence en réception va être plus complexe à gérer en réception quand l'unité de facturation ne sera pas commune à une autre unité du produit.
Prenons l'exemple de morceaux de viandes qui doivent être sortis du stock à la pièce mais qui peuvent commandés à la pièce, au carton, au sachet ... et surtout facturés au kg.
Unités de stockage et de fiches techniques de l'article
Si les plats sont réalisés avec une pièce entière de viande par personnes, il faut que les unités de stockage et de fiches techniques soient avec l'unité de référence pièce, et la pièce comme unité de stockage et de fiche technique.
Il faut ABSOLUMENT indiquer le poids moyen de la pièce dans la cellule poids.
Dans le cas où la viande pourrait être utilisée au kg dans la Fiche technique, le paramétrage pourrait être Pièce en unité de stockage pour les sorties de stock, Kg pour l'utilisation de cette viande dans les fiches techniques qui utilisent non pas un morceau de viande par personne mais un grammage. L'unité de référence doit donc être le kg et l'unité de stockage tout comme le poids doivent être renseignée avec le poids moyen de la pièce.
Unités de commande et de facturation
L'unité de commande peut être la pièce (ou un conditionnement de x pièces) et l'unité de facturation le kg.
Si tel est le cas, il faut bien indiquer le poids théorique du kg dans le paramétrage de l'unité de facturation.
Si 10 côtelettes en sachet peuvent être commandées, il faut bien indiquer que le sachet = 10 Pièces.
Pour l'unité de facturation, il faudra bien indiquer qu'un sachet pèse THEORIQUEMENT 1.25 kg, le poids moyen d'une côtelette ayant été paramétrée comme pesant 125g.
Dans le cas d'une unité de commande à la pièce, l'unité de facturation devra être paramétrée avec une quantité théorique de pièces dans un kg. Soit environ 8 pièces. (8 côtelettes de 125g environs)
Lors de la réception de la commande, que l'unité de commande soit la pièce ou un conditionnement de x pièces, l'unité de facturation apparait et est donc modifiable.
Pour que et le nombre de pièces et le prix de la livraison soient bons, lors de la réception de commande, vous devez cocher : "saisir indépendamment quantité livrée et facturée".
Vous pouvez après avoir coché cette case modifié le nombre de kg de la livraison.
En vérifiant sur l'entrée en stock, on peut constater que 10 pièces reçues, facturées 7.8 euros le kg avec un paramétrage moyen de 8 pièces de 125g par kg peut donner un poids de réception de 1.38 kg pour un bon total de facture.
Incidences dans une entrée directe
Dans une entrée directe, pour ajouter un produit dont le paramétrage ne peut donner un poids précis, il est aussi nécessaire d'indiquer qu'il en faut pas tenir compte des conversions.
Lorsque dans votre fiche livraison, vous voulez ajouter une viande stockée à la pièce et facturée au kg dont les unités sont paramétrées comme ci-dessus, cliquez sur "ajouter un produit"
Dans la fenêtre pop-up qui s'ouvre, recherchez votre produit et cochez "ne pas tenir compte des conversions" pour saisir, sans conversion automatique, le nombre de quantité reçue (en unité de commande) et le grammage que cela représente.
Cocher la case 'ne pas tenir compte des conversions permet ainsi de modifier la quantité ou le grammage.
Incidences dans une sortie de stock
Dans vos sorties de stock, vous sortez vos produits à l'unité de stockage. Seul le bon paramétrage de cette unité est donc nécessaire.