La fiche article dans WebGerest permet de consulter, paramétrer et modifier un article, incluant sa désignation, famille, unités, stock, prix moyen, fournisseurs, marchés, commandes, mouvements de stock, factures, options, fiches techniques, nutrition, allergènes et documents associés. Chaque onglet offre des fonctionnalités spécifiques pour une gestion complète et précise des articles.
- Désignation et famille/Sous famille
- Unités de l'article
- Magasin et Marché
- Actif/inactif
- Caractéristiques articles
Les onglets de la fiche article
- Onglet fournisseur
- Onglet Marché
- Onglet commande
- Onglet Stock
- Onglet facture
- Onglet Options
- Onglet nutrition & Allergènes
- Onglet Outils & Docs
Accès fiche article
La consultation, le paramétrage et la modification d'un article est réalisée dans la fiche article.
Pour accéder à une fiche article, allez dans base/Articles ou dans une fonctionnalité telle que commande, entrée... et cliquez sur le bouton "œil" après sélection de l'article concerné pour ouvrir la fiche article dans un nouvel onglet.
Entête de la fiche
Toute la partie haute de la fiche (au dessus des onglets) se nomme l'entête de la fiche.
Lors de la création d'un article, il faut renseigner, a minima la désignation et cliquer sur "Enregistrer.
Désignation et famille/Sous famille
La désignation de l'article est importante car elle vous permet de trouver facilement celui-ci lors des mouvements de stock ou la création de fiche technique.
Donnez un nom parlant à l'article afin de ne pas le confondre avec un autre lors des commandes, entrées directes ou sorties de stock.
Exemple: si un article peut être présent en plusieurs type de boitage, indiquer le boitage dans la désignation comme dans champignons 4/4, champignons 5/1.
Le classement des articles par famille/sous famille est ce qui permet de rattacher votre article à un compte d'achat mais aussi à rattacher votre article à une typologie de produit indispensable à la télédéclaration d'achats sur macantine.gouv. L'absence de bon classement d'un article peut faire figurer celui-ci dans une mauvaise catégorie de produit. Exemple: Classer du jambon en famille viande de porc fera figurer le jambon acheté dans les viandes alors qu'il devrait être recensé comme un achat de charcuterie.
Pour plus de détails sur les familles/sous familles vous pouvez consulter un article explicatif en cliquant ici.
Unités de l'article
L'unité de stockage est importante car elle détermine comment vous allez sortir vos produits.
Pour plus de précisions sur les unités, consultez l'article Unités des articles
Magasin et Marché
Le classement par magasin peut vous être utile lorsque vous faites votre inventaire. En effet, lors de l'édition de la préparation d'inventaire, vos articles seront indiqués dans les zones de stockage dans lesquels vous les aurez classés.
Les zones Marché et lot seront renseignées dès lors qu'un produit marché aura été relié à un article de votre base (pour les adhérents à un groupement ) ou inséré dans un lot (marché individuel)
Actif/inactif
La case à cocher "article actif" sur fond vert est l'état visible de l'article. Si la case est décochée sur fond rose, l'article est toujours présent dans votre base d'articles mais n'est plus visible lors des mouvements de stock.
Caractéristiques articles
Caractériser un produit comme Local, bio, avec un label et une origine par défaut nécessite que l'article soit TOUJOURS avec cette caractéristique et ce, quel que soit le fournisseur. Lors des commandes et mouvements il aura systématiquement les caractéristiques définies dans l'entête de la fiche article.
Si votre produit peut être avec une caractéristique chez un fournisseur et pas un autre, consultez l'article Lien Article-Fournisseur, si chez un fournisseur vous avez cet article avec une caractéristique et parfois sans, privilégiez la création de deux articles et donnez une désignation de chacun des articles qui soit significative.
Stock, Prix moyen unitaire et seuils
- Le point 6 de l'illustration indique un champ dans lequel sera indiquée la quantité en stock de ce produit. L'unité qu'il faut entendre est l'unité dite de stockage qui correspond à la quantité disponible qui peut être sortie du stock.
Tant qu'il y a une valeur dans le champ stock, l'unité de stockage ne peut pas être modifié.
- Le point 7 de l'illustration est le champ dans lequel sera renseigné (automatiquement) le prix moyen unitaire de l'article.
Attention : le prix moyen unitaire n'est pas le dernier prix d'achat sauf si lors du dernier achat le stock était à zéro. Si lors du dernier achat, il restait une quantité de ce produit en stock, le prix moyen correspondra à une moyenne entre le prix moyen du stock restant et le prix moyen du stock acheté.
Exemple: Le 22 il reste 8 produits x d'un prix moyen de 8 euros. Le 24, 8 produits x sont achetés pour un prix unitaire de 10 euros. Le prix moyen unitaire du nouveau stock total sera donc de 9 euros.
[ (8*8€) + (8*10€) ]/16 = 9 €
- Le point 8 de l'illustration concerne le paramétrage des seuils. Indiquez un seuil, vous permettra d'être alerté (dans l'application) que votre stock minimum ou maximum est atteint et qu'il faut soit commander, soit ne pas commander.
Les onglets de la fiche article.
Chaque onglet de la fiche article vous permet de consulter ou modifier des informations diverses sur l'article.
Onglet fournisseur
Cet onglet comporte la liste des fournisseurs chez qui le produit a été commandé au moins une fois. Si le nom d'un fournisseur est suivi de (m), c'est que celui-ci est un fournisseur marché pour le produit.
Le tableau indique les équivalences entre unités de commande, de facturation et de stock (sortie) chez le fournisseur.
Lorsqu'un fournisseur est inactif, il est indiqué en rose dans le tableau.
Par défaut le fournisseur marché est en rang 1.
Le rang des fournisseurs peut être modifié en cliquant, après sélection du fournisseur, sur les triangles bleus montant ou descendant.
Le bouton "supprimer", permet de supprimer le lien qui existe entre un article et un fournisseur.
Pour ajouter un fournisseur et ainsi créer un lien entre un article et un fournisseur, cliquez sur le bouton "ajouter". Pour consulter ou modifier le lien, cliquez sur "modifier".
Pour les liens entre un fournisseur et un article, il est nécessaire de consulter les articles : Lien Article/Fournisseur et Unités des articles
Onglet Marché
Dans cet onglet, on peut consulter les commandes réalisées au marché.
En fonction de la période sélectionnée dans les champs "période du ... au ", les quantités d'engagement (si elles ont été inscrites) , les quantités atteintes et le reste à commander est visible.
De plus, un tableau comporte le détail des livraisons du produit au marché.
Le tableau Historique des marchés comporte l'évolution du prix de l'article au marché.
Onglet commande
Pour consulter les commandes du produit, en attente de livraison ou livrées durant la période déterminée, il faut consulter cet onglet qui affiche dans un tableau toutes les informations des réceptions en attente ou des commandes passées.
Onglet Stock
Cet onglet permet de voir les mouvement de stock de l'article durant une période sélectionnée.
En cliquant sur une ligne de mouvement, qu'elle soit d'entrée ou de sortie, il est possible d'ouvrir, dans un nouvel onglet, l'entrée ou la sortie pour la consulter ou la modifier.
Dans l'illustration ci-dessus, la ligne de sortie du sélectionnée, et après clic sur le bouton "afficher la sortie", la sortie concernée sera ouverte dans un nouvel onglet.
L'onglet "stock" de la fiche article diffère du bouton "historique des stocks" de la page de liste des articles (Base article).
En effet, si dans l'onglet stock on peut voir sur une ligne de mouvement, le stock précédent ce mouvement,
dans la page "historique des stocks" c'est sur l'avant dernière colonne qu'il y a la "quantité avant" et la dernière colonne donne la quantité après la ligne de mouvement.
Dans la page historique des stocks, le bouton "afficher" ouvre dans un nouvel onglet l'entrée ou la sortie sélectionnée.
Onglet facture
Si vous gérer vos factures dans WebGerest (dans Achats/Factures), vous pourrez voir dans cet onglet dans quelle facture a été réglé l'article.
Onglet Options
L'onglet options permet de paramétrer l'article lorsqu'il est utilisé dans les fiches techniques et les menus.
Cf l'article Paramétrage d'un article pour la gestion de production
Onglet Fiches techniques
Dans l'onglet Fiches techniques vous pouvez voir dans quelles fiches techniques l'article est utilisé.
Le tableau de gauche liste les Fiches techniques, alors que celui de droite liste les ingrédients de la fiche technique (pour un nombre de part) dont l'article qui est surligné en vert.
Un accès à la fiche technique peut se faire en cliquant sur l'oeil.
Onglet nutrition & Allergènes
Dans l'onglet nutrition et allergènes, il est possible de renseigner les valeurs nutritionnelles de l'article ou de le relier à un article CIQUAL (pour plus de précisions consulter le document joint en bas de l'article) afin que les données soient remplies suivant les valeurs moyennes européennes.
Vous pouvez aussi indiquer les allergènes (parmi les 13 obligatoires) que contient l'article.
Onglet Outils & Docs
Dans le dernier onglet de la fiche article, vous pouvez ajouter des documents (comme la fiche technique fournie par un fournisseur par exemple) et voir quels logins a réalisé des modifications sur l'article.
Vous pouvez aussi copier l'article afin de ne pas avoir à saisir tout le paramétrage d'un article. Lorsque vous cliquez sur le bouton "copier l'article" avec copie (ou non) des liens fournisseurs, vous ouvrez, dans la fenêtre dans lequel vous étiez, le nouvel article qui est classé comme le premier, comporte (ou non selon choix) les liens articles/Fournisseurs et est libellé avec la même dénomination suivi de "Copie".
Un article peut être servi comme tel dans un menu. Pour créer une fiche technique à partir de l'article, cliquez sur "Créer une fiche technique". Choisissez le type de recette, la famille et la sous famille et accédez à la fiche technique créée dans un nouvel onglet (si vous avez laissé coché "afficher le fiche technique une fois créée".