Introduction

La session de coordination de marché vous permet, en tant que coordinateur, de centraliser et piloter l’ensemble du processus : gestion des adhérents, import des marchés, suivi des besoins et export des données.
Cet article détaille les principales fonctionnalités à votre disposition.

Gestion des adhérents

Page “Adhérents”

Depuis cette page, vous pouvez gérer les participants à votre session de coordination.

Création des sessions pour les adhérents externes

1. Télécharger le modèle d’import depuis la session de coordination (“Modèle import adhérents”)
2. Transmettre le fichier compléter à IANORD
3. Une fois reçu, le fichier est intégré par nos soin afin de créer les sessions nécessaires et/ou d'ajouter les options pour les utilisateurs déjà présents sur Webgerest.
4. Les données importées incluent :
   • Les adhérents externes
   • Les adhérents déjà existants dans Webgerest

Import des marchés et des lots

Accès

Menu “Marchés & Lots” → “Import des données”

Étapes

1. Télécharger le modèle

1. Cliquer sur “Téléchargement du modèle de constitution de marché”
2. Compléter le fichier avec les besoins
3. Dans le fichier télécharger, vous pouvez saisir les informations suivantes : 
   • Nom du marche (obligatoire)
   • Nom du lot (obligatoire)
   • Désignation de l'article (obligatoire)
   • Unité de facturation (obligatoire)
   • Famille (Optionnel)
   • Sous famille (Optionnel)
   • PU HT Envisagé (Optionnel)
   • Caractéristiques produits (Local, Bio, Label et Origine) (Optionnel)

2. Importer le fichier

1. Cliquer sur “Importer les marchés au format Excel”
2. Sélectionner le fichier complété qui se trouve sur votre ordinateur.

⚠️ ATTENTION
Les données importées seront visibles dans les pages suivantes :

• Marchés
• Lots
• Articles
  (onglet “Suivant”)

Configuration des marchés

Paramétrage

1. Aller dans “Marchés”
2. Cliquer sur “Suivant”
3. Sélectionner un marché
4. Cliquer sur “Modifier le marché”

À configurer

• Dates du marché
• Dates de recensement des besoins

👉 Le logiciel prend automatiquement en compte les dates saisies.

⚠️ ATTENTION

• Les dates peuvent être modifiées à tout moment
• Exemple : prolongation de la date limite de saisie → mise à jour automatique côté utilisateurs

Récapitulatif des besoins

Menu “Marchés & Lots” → “Récapitulatif des besoins”

Contenu affiché

• Lots en préparation (futurs)
• Lots en cours (actifs)
• Lots passés (archivés)

👉 Les données importées via le fichier de constitution sont automatiquement placées dans “Lots en préparation”

Suivi des saisies des adhérents

• Dès qu’un adhérent saisit une quantité, le statut passe automatiquement à “En cours”
• Dès qu'un adhérent indique qu'il a terminé sont recensement, alors le statut passe automatiquement à "Terminé"

• Vous avez une vision en temps réel de l’avancement des saisies
• Vous pouvez consulter pour un site en particulier ou alors pour la totalité des adhérents.

Modification des besoins

En tant que coordinateur :

• Vous pouvez modifier les quantités totales ou par établissement en allant dans la case quantité (besoin) du ou des produits concernés :

⚠️ ATTENTION

• Les modifications sont possibles uniquement dans l’onglet “Lots en préparation”
• Cela reste possible même si :
  • Le recensement est terminé
  • L’adhérent a cliqué sur “Terminer”

Export des données

Types d’exports disponibles

1. Export des besoins par adhérent
   • Génération d’un fichier Excel contenant toutes les données de recensement
2. Export Offre /BPU vide 
   • Génération d’un fichier Excel vierge destiné aux fournisseurs
   • Basé sur les quantités totales recensées
3. Export Offre /BPU vide de tous les marchés

Conclusion

La session de coordination de marché vous offre une vision complète et un contrôle total sur le processus :

✔ Gestion centralisée des adhérents
✔ Import simplifié des marchés et besoins
✔ Suivi en temps réel des saisies
✔ Ajustement des données si nécessaire
✔ Exports prêts à l’exploitation