Introduction
La session de coordination de marché vous permet, en tant que coordinateur, de centraliser et piloter l’ensemble du processus : gestion des adhérents, import des marchés, suivi des besoins et export des données.
Cet article détaille les principales fonctionnalités à votre disposition.
Gestion des adhérents
Page “Adhérents”
Depuis cette page, vous pouvez gérer les participants à votre session de coordination.
Création des sessions pour les adhérents externes
- Télécharger le modèle d’import depuis la session de coordination (“Modèle import adhérents”)
- Transmettre le fichier compléter à IANORD
- Une fois reçu, le fichier est intégré par nos soin afin de créer les sessions nécessaires et/ou d'ajouter les options pour les utilisateurs déjà présents sur Webgerest.
- Les données importées incluent :
- Les adhérents externes
- Les adhérents déjà existants dans Webgerest
Import des marchés et des lots
Accès
Menu “Marchés & Lots” → “Import des données”
Étapes
1. Télécharger le modèle
- Cliquer sur “Téléchargement du modèle de constitution de marché”
- Compléter le fichier avec les besoins
- Dans le fichier télécharger, vous pouvez saisir les informations suivantes :
- Nom du marche (obligatoire)
- Nom du lot (obligatoire)
- Désignation de l'article (obligatoire)
- Unité de facturation (obligatoire)
- Famille (Optionnel)
- Sous famille (Optionnel)
- PU HT Envisagé (Optionnel)
- Caractéristiques produits (Local, Bio, Label et Origine) (Optionnel)
2. Importer le fichier
- Cliquer sur “Importer les marchés au format Excel”
- Sélectionner le fichier complété qui se trouve sur votre ordinateur.
⚠️ ATTENTION
Les données importées seront visibles dans les pages suivantes :
- Marchés
- Lots
- Articles
(onglet “Suivant”)
Configuration des marchés
Paramétrage
- Aller dans “Marchés”
- Cliquer sur “Suivant”
- Sélectionner un marché
- Cliquer sur “Modifier le marché”
À configurer
- Dates du marché
- Dates de recensement des besoins
👉 Le logiciel prend automatiquement en compte les dates saisies.
⚠️ ATTENTION
- Les dates peuvent être modifiées à tout moment
- Exemple : prolongation de la date limite de saisie → mise à jour automatique côté utilisateurs
Récapitulatif des besoins
Menu “Marchés & Lots” → “Récapitulatif des besoins”
Contenu affiché
- Lots en préparation (futurs)
- Lots en cours (actifs)
- Lots passés (archivés)
👉 Les données importées via le fichier de constitution sont automatiquement placées dans “Lots en préparation”
Suivi des saisies des adhérents
- Dès qu’un adhérent saisit une quantité, le statut passe automatiquement à “En cours”
- Dès qu'un adhérent indique qu'il a terminé sont recensement, alors le statut passe automatiquement à "Terminé"
- Vous avez une vision en temps réel de l’avancement des saisies
- Vous pouvez consulter pour un site en particulier ou alors pour la totalité des adhérents.
Modification des besoins
En tant que coordinateur :
- Vous pouvez modifier les quantités totales ou par établissement en allant dans la case quantité (besoin) du ou des produits concernés :
⚠️ ATTENTION
- Les modifications sont possibles uniquement dans l’onglet “Lots en préparation”
- Cela reste possible même si :
- Le recensement est terminé
- L’adhérent a cliqué sur “Terminer”
Export des données
Types d’exports disponibles
- Export des besoins par adhérent
- Génération d’un fichier Excel contenant toutes les données de recensement
- Export Offre /BPU vide
- Génération d’un fichier Excel ou PDF vierge destiné aux fournisseurs
- Basé sur les quantités totales recensées
- Export Offre /BPU vide de tous les marchés
- Attestation et un récapitulatif des quantités engagées par adhérent ou pour tous les adhérents
⚠️ ATTENTION - Génération des PDF
La génération des fichiers PDF peut prendre plusieurs minutes, car le système doit générer les informations et les documents pour chaque adhérent.
Pendant ce traitement, ne fermez pas l’onglet. Laissez celui-ci ouvert jusqu’à la fin du traitement.
Conclusion
La session de coordination de marché vous offre une vision complète et un contrôle total sur le processus :
✔ Gestion centralisée des adhérents
✔ Import simplifié des marchés et besoins
✔ Suivi en temps réel des saisies
✔ Ajustement des données si nécessaire
✔ Exports prêts à l’exploitation