- Soumettre, proposer un article à la collectivité
- Créer un article
- Création rapide de plusieurs articles
Accès fiche article pour consultation et/ou modification
Suppression/ Inactivation d'un article
Création d'un article
La création d'un article n'est possible que pour les établissements qui disposent de leurs propres articles. Dans certaines collectivités, la création d'un article est soumise à validation et après cette dernière, l'article nouvellement créé sera présent dans les établissements de la collectivité.
Soumettre, proposer un article à la collectivité
Lorsque la base d'articles est commune à un ensemble d'établissements, la création (pour proposition) d'un article se fait dans Base/articles proposés.
Cliquez sur le bouton avec le + vert "proposer un article" et renseignez une partie de la désignation que vous souhaitez. (appuyez sur entrée de votre clavier pour rechercher).
Dans la liste qui s'affiche vous pourrez voir les articles présents dans la base et comportant les termes saisis.
Si l'article souhaité doit être créé, cliquez sur "Continuer".
Renseignez le nom de l'article, choisissez sa famille et sa sous famille parmi les choix proposés.
Renseignez l'unité de stockage qui permettra de sortir les articles de votre stock et le taux de TVA qui va s'appliquer à l'article.
Validez après ces saisies.
Votre article apparaitra dans le tableau en "attente de validation".
Quand l'admin de votre collectivité aura accepté ou refusé, votre article changera de statut.
S'il est accepté, vous pouvez le consultez dans un nouvel onglet en cliquant sur le bouton "Voir l'article".
S'il est refusé, l'admin de la collectivité indique la raison du refus, comme un article similaire mais existant sous un nom différent.
Dans l'image illustrative, vous pouvez voir que la proposition de l'article "papier film" a été refusé car l'article "film alimentaire " existe déjà dans la base commune.
Créer un article
Si les articles de votre établissements peuvent être propres, allez créer votre article dans Base/articles. Cliquez sur le bouton "+ vert, créer un nouvel article". La fiche article vierge s'ouvre dans un nouvel onglet. Renseignez l'entête de la fiche et enregistrez votre article. Vous aurez ensuite accès à l'ensemble de votre fiche pour compléter le paramétrage.
Cf. les articles : Description de la fiche article et les paramétrages des articles notamment Unités des articles.
Création rapide de plusieurs articles
La création rapide de plusieurs articles à la suite est surtout utile pour créer un stock valorisé.
Allez dans Base/Articles outils "création rapide".
Vous allez pouvoir renseigner les mêmes champs que dans la fiche article (cf. l'article Description de la Fiche Article) mais aussi renseigner une quantité en stock avec son prix moyen pondéré HT.
Accès fiche article pour consultation et/ou modification
Pour ouvrir la fiche article, allez dans Base/Articles.
Filtrez ou recherchez l'article souhaité, sélectionnez le par un clic (il devient surligné en bleu pâle) et cliquez sur le bouton Fiche Article. (Cf. Description de la liste des articles)
Nota: si vous ne trouvez pas votre article, il peut être 'inactif", ou autre qu'une denrée alimentaire.
Cochez, suivant le cas, sur la case à cocher "inactif" du statut. et /ou sur la case à cocher "autres" du type.
Si votre article est commun à un ensemble d'établissements, certaines zones ne seront pas modifiables.
Suppression/ Inactivation d'un article
Lorsque dans Base/Articles, après sélection d'un article, vous cliquez sur le bouton "supprimer/inactiver" un article, la suppression ne pourra se faire que si l'article est vide. Cliquez sur ce bouton va rendre l'article "inactif".
Si vous êtes sur la fiche article, vous pouvez décocher la case "Article actif" sur fond vert. Elle deviendra ensuite rose
. N'oubliez pas d'enregistrer pour que votre modification prenne effet.
Pour l'inactivation d'un ensemble d'article consulter l'article outils d'action en masse sur les articles.