Contexte
Dans certaines organisations, notamment les internats et les cuisines centrales, les sorties de stock sont initialement calculées par prestation (maternelle, élémentaire, adultes, etc.), mais la préparation des produits est réalisée de manière globale.
Afin d'éviter la génération de plusieurs sorties distinctes, il est possible de regrouper les besoins de plusieurs prestations dans une unique sortie dite "Prestation cumulée".
Cette fonctionnalité permet de :
- préparer les quantités globales à produire ;
- générer une seule sortie de stock ;
- conserver ensuite une ventilation des coûts réels et prévisionnels par prestation.
Paramétrage du compte principal
Structure avec Base Admin
Accéder à :
Session Admin : Administration > Paramétrages et divers > Paramétrage > Paramétrage du compte principal
Structure sans Base Admin
Accéder à :
Session Cuisine : Base > Établissement > Paramétrage
Paramétrage des prestations
Structure avec Base Admin
Accéder à :
Admin : Données de base > Constantes > Prestations
Structure sans Base Admin
Accéder à :
Cuisine : Base > Constantes > Prestations
Pour chaque prestation, il est nécessaire de définir le compte comptable associé.
Le compte principal doit également être renseigné pour la prestation cumulée.
Ce paramétrage permet :
- de rattacher les sorties aux bons comptes ;
- de ventiler les coûts par prestation ;
- de déterminer les prestations visibles dans la feuille de consommation journalière (FCJ).
Il n'est pas nécessaire de rendre visible la prestation "Prestation cumulée" dans la FCJ.
Les montants des sorties générées sur cette prestation seront tout de même pris en compte dans les statistiques grâce au rattachement au compte principal.
L'option d'affichage dans la FCJ sert principalement aux prestations pour lesquelles des effectifs sont saisis.
Étape 1 : Saisie et validation des menus
Accéder à :
Session Cuisine : Fabrication > Menus
- Saisir les menus pour les différentes prestations.
- Renseigner les effectifs prévus.
- Valider les menus.
La validation des menus génère automatiquement les besoins nécessaires aux préparations de sorties.
Étape 2 : Préparation des sorties
Accéder à :
Session Cuisine : Stock > Sorties > Préparations de sorties
Les préparations sont générées par prestation.
À cette étape, il est possible :
- de consulter les quantités calculées pour chaque prestation ;
- de contrôler les besoins générés.
Dans le filtre Prestations, sélectionner :
Toutes prestations cumulées
Les quantités de l'ensemble des prestations sont alors regroupées.
Si nécessaire, corriger les quantités avant validation.
Ajout d'articles complémentaires
Il est possible d'ajouter manuellement des articles dans les préparations de sorties proposées par WebGerest.
Dans ce cas, il est recommandé d'ajouter l'article directement sur la prestation concernée avant d'utiliser le regroupement Toutes prestations cumulées.
Cette méthode permet à WebGerest :
- d'identifier la prestation consommatrice ;
- d'affecter correctement le coût réel à la prestation concernée ;
- de garantir la fiabilité des statistiques du suivi des coûts par prestation.
Si un article est ajouté uniquement sur la sortie « Prestation cumulée », la répartition du coût par prestation peut être moins précise puisque l'information de rattachement à la prestation d'origine n'est pas connue.
Étape 3 : Validation de la sortie cumulée
Lors de la première validation avec le filtre Toutes prestations cumulées :
- une prestation nommée "Prestation cumulée" est créée automatiquement ;
- une unique sortie de stock est générée sur cette prestation.
Les validations suivantes réutiliseront cette prestation.
Analyse des coûts par prestation
Même si la sortie est réalisée sur une prestation cumulée, WebGerest conserve la ventilation des coûts par prestation.
Accéder à :
Session Cuisine : Résultats > Suivi des coûts par prestation
Sélectionner la période souhaitée puis cliquer sur Afficher.
L'écran permet de consulter notamment :
- les effectifs prévisionnels ;
- les effectifs réels ;
- les sorties prévisionnelles ;
- les sorties réelles ;
- le prix de revient prévisionnel ;
- le prix de revient réel;
- Ecarts en € et en % avec mise en évidences des écarts en défaveur de la cuisine en rouge ( réel > prévisionel)
L'objectif est de pouvoir suivre précisément les coûts de chaque prestation tout en simplifiant la gestion des sorties de stock grâce à une production mutualisée.